Datenschutzerklärung
1. Datenschutz auf einen Blick
Diese Datenschutzerklärung informiert über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten beim Zugriff auf das vereinsinterne Archivportal der Kölsche Funke rut-wieß vun 1823 e.V. Das Portal umfasst das Dokumentenmanagementsystem Paperless-ngx sowie das Medienarchiv ResourceSpace.
Der Zugang zu diesen Systemen ist auf Vereinsmitglieder und autorisierte Personen beschränkt. Es werden ausschließlich Daten verarbeitet, die für den Betrieb des Archivs und die Benutzerauthentifizierung erforderlich sind.
2. Verantwortliche Stelle
Kölsche Funke rut-wieß vun 1823 e.V.
Ulrepforte 1
50677 Köln
E-Mail: epost@rote-funken.de
3. Datenerfassung
Server-Log-Files
Beim Aufruf des Portals werden automatisch technische Zugriffsdaten in Server-Log-Files gespeichert. Dies umfasst: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene URL, übertragene Datenmenge sowie Browsertyp und Betriebssystem. Die Speicherung erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit und dem störungsfreien Betrieb des Systems). Die Log-Daten werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.
Login-Daten
Für den Zugang zum Portal ist eine Authentifizierung erforderlich. Benutzername und Passwort werden verschlüsselt übertragen und nicht im Klartext gespeichert. Session-Cookies dienen ausschließlich der Aufrechterhaltung der Anmeldung und werden beim Abmelden oder Schließen des Browsers gelöscht.
4. Hosting und Systeme
Das Archivportal wird auf vereinseigener Infrastruktur sowie bei einem deutschen Hosting-Anbieter betrieben. Alle Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der Bundesrepublik Deutschland gespeichert. Eine Übermittlung in Drittstaaten außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt.
Eingesetzte Systeme: Paperless-ngx (Dokumentenmanagement) und ResourceSpace (Medienarchiv). Beide Systeme sind Open-Source-Software und werden ohne Anbindung an externe Cloud-Dienste betrieben.
5. Ihre Rechte
Als betroffene Person haben Sie gegenüber der verantwortlichen Stelle folgende Rechte:
- Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO – Sie können Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen.
- Berichtigungsrecht gemäß Art. 16 DSGVO – Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten fordern.
- Löschungsrecht gemäß Art. 17 DSGVO – Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten verlangen.
Anfragen richten Sie bitte schriftlich an die oben genannte verantwortliche Stelle. Unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu (Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen).
6. Hinweis zu Archivgut
Soweit im Rahmen des Archivbetriebs personenbezogene Daten zu historischen oder statistischen Zwecken verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 89 DSGVO i.V.m. § 28 BDSG. Die Verarbeitung dient der Erfüllung des satzungsgemäßen Vereinszwecks der Bewahrung und Dokumentation der Vereinsgeschichte der Kölsche Funke rut-wieß vun 1823 e.V.